2007年06月01日

時間予算管理

 5月から6月にかけては、多くの企業や各種団体等が“総会”を行う季節です。“総会”では通常、“前年度決算報告”と“新年度予算案”の審議・承認が行われます。
 この“予算”というとき、普通は“金額”で示されますが、その目的は、限られた資金を有効に使うためであることは言うまでもありません。
 そこで、資金と同様に“限られた資源”とも言える“時間”を有効に使うために、「時間予算管理」とも言うべき発想が成り立つと思われます。
 一般的な言い方をすれば「スケジュール管理」ということになりますが、“予算”という言葉を織り込むことによって、「より重要視して取り組もう」という意識になれるのではないかと考えます。

 昔、『Aタイム』という本が話題となったことがありました。Aランクの(優先すべき)仕事を集中してこなす時間(Aタイム)を設定し、スケジュール管理すべき…とういうような主張であったと記憶しております。
 当時、事務所内の生産性向上に取り組んでいた私は、この本のタイトルをもじって、社内に「B(Business)タイム」と「C(Communication)タイム」というのを設定したことがあります。
 「Cタイム」で周囲と連絡・打合せを行い、スケジュール調整し、「Bタイム」には集中的に業務をこなそう、というものでした。少人数の事務所ではありますが、各自が自分のスケジュールを立て、周囲と連携しながら生産性を高めることを目指しておりました。
 あるとき、衝撃的なことが起きました。「Cタイム」に全員でスケジュールの打合せをしたときのことです。私が何かの原稿のワープロ打ちを女子事務員に依頼したときに、「スケジュールが入っており、請けられません」と断られたのです。

 これにはショックでした。私の依頼することは、常に「受け入れられて当然」という意識があったことに気付かされました。
 「経営者の依頼は、優先されてあたりまえだろう」と思われる方も多いと思います。しかし、組織全体の生産性を上げようとするならば、一部に我がままを押し通す存在があると、他の関連する存在の生産性をことごとく低下させてしまうものです。
 そこでまた一つ、社内にルールを設けました。そしてそれを改めてわが社の「Aタイム」と名づけたのでした。

 今でも私は、当時身に付けた手法を駆使してスケジュール管理しておりますが、調整相手が増えれば増えるほど、“遊び”の時間をとっておくことが最大のコツと言えます。
 “予算”を立てる際に、“予備費”をとっておくことがイザというときの助けになるのと同じことです。
 もう一つ重要なことは、一度決めたスケジュールは、極力守り通すということです。一つ崩してしまうと、碁盤の目のように組み上げたスケジュールがドミノ倒しの如く崩壊していくことになります。
 したがって、常に重要な予定を事前にキャッチし、如何にスケジュールを崩されないようにするかも重要なポイントとなります。
 これが実現できれば、仕事の成果ばかりか、人生を豊かに過ごすことも可能になるはずです。


posted by のほほん at 23:49| Comment(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

広告


この広告は60日以上更新がないブログに表示がされております。

以下のいずれかの方法で非表示にすることが可能です。

・記事の投稿、編集をおこなう
・マイブログの【設定】 > 【広告設定】 より、「60日間更新が無い場合」 の 「広告を表示しない」にチェックを入れて保存する。


×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。